Uma regra básica para quem usa impressora em rede

Nunca compartilhe o que não é seu.
Seguindo esse princípio o usuário de uma rede corporativa evita muitos transtornos ao utilizar uma impressora que está compartilhada na rede.
Vou dar um exemplo: você está usando um computador que não tem impressora instalada diretamente nele e portanto tem que utilizar uma impressora que está compartilhada na rede que por sua vez, claro, está instalada em um outro computador. O que você deve fazer na hora de imprimir é direcionar a impressão para aquela impressora definindo a qualidade de impressão, e demais acertos e pronto.

O que não se deve fazer é escolher a impressora e entrar na função de compartilhamento e em seguida marcar a opção: "Compartilhar esta impressora", pois a mesma já foi compartilhada pela máquina na qual está instalada e se todos os usuários da rede procederem desta forma, ou seja, compartilhado-a novamente, estarão criando uma verdadeira confusão na rede, logo ninguém saberá ao certo onde a impressora realmente está instalada e na hora de configurá-la, caso haja algum problema, ficará complicado, a não ser que o técnico que criou a rede e instalou a impressora em questão esteja sempre presente, o que nem sempre é possível.

(Seria como você pegar uma coisa emprestada de alguém e por sua vez emprestá-la para uma outra pessoa e esta pessoa emprestar para outra, etc., isso viraria uma bagunça que acabaria por fazer a coisa emprestada não retornar mais para o seu dono legítimo.)

Em alguns casos a impressões começam a não chegar ao destino porque na hora de imprimir o usuário envia a impressão para uma cópia do driver da impressora que está num computador que naquele momento está desligado e então acontece o erro de comunicação, pois não seria o computador gerenciador ou "dono" da tal impressora.

Não é proibido você fazer desta impressora compartilhada a sua impressora padrão, você pode fazer isso se quiser sempre enviar as suas impressões para ela, mas é só.

Outra coisa importante, se a impressora em questão for uma matricial e estiver usando formulário contínuo, tenha o cuidado de na hora de imprimir escolher o tamanho "Carta" para o papel, para não acontecer o erro de várias páginas ficarem fora do tamanho da folha em se tratando de vários documentos impressos em sequência.

Espero ter ajudado a muitos usuários de rede corporativas que tem enfrentado problemas com impressão, pois pode parecer uma coisa simples, mas tem muita gente que não sabe como utilizar corretamente uma impressora em rede.